智能是杭州第19届亚运会的办赛理念之一，也是杭州这座数字之城的应有之义。如何用数字化手段，破解亚运筹办规模大、周期长、事项多、环节多的难题？
华东院牵头研发的亚运任务在线系统，将亚运筹办工作划分为2.8万余项任务包，并最终以一张图的形式进行呈现，为打造亚运遗产和数字化改革标志性成果贡献智慧力量，并已延伸应用，覆盖杭州市政务领域下的1.4万余项任务管理。一起去看看吧！
亚运筹办规模大、周期长、事项多，如何破题？
亚运筹办，是一项复杂的重大系统工程，其筹办可谓涉及城市运行的方方面面。本届亚运会共有45个国家或地区的超过1.2万名运动员参赛，服务用户覆盖市民、游客、运动员、媒体、残障人士等多类人群，从场馆、基础设施的建设运行，到赛事安排、交通组织，从全民参亚运和城市风貌展现，到服务保障和应急管理等等，都在亚运筹办的工作范围之内。
筹办工作规模大、周期长、事项多、环节多。既要做，又要做得好。如何破题？能不能在众多事项中做到无一遗漏；能不能让每项工作的反馈周期再缩短一点；能不能让全局工作的进展情况再直观一些？答案是肯定的。一场工程数字化与亚运筹办的跨界融合就此展开。
2022年2月，华东院受邀参与亚运筹办工作的任务分解和进度计划编制工作，将大型复杂工程（如水电工程）中的计划管理融入亚运筹办，以细化任务、分解资源、优化路径、动态控制作为基本手段，将亚运会筹办启动工作分解为4个领域、31个大项、212个任务项，并最终以一张图的形式进行呈现。
在编制进度计划过程中，华东院尝试结合自主研发的“履约管控系统”，提出将数字化手段运用到赛事筹办任务管理中的想法。想法当即得到了亚运运行保障指挥部的肯定和支持，“亚运任务在线”系统应运而生。
任务在线如何护航亚运筹办
作为“亚运任务在线”系统的主要研发和运维团队，华东院在最短时间内组建起一支由工程管理、系统设计、软件开发等多专业组成的专家团队，各专业人员集中突击办公，挂图作战。白天进行需求识别，晚上出设计方案……经过一个月争分夺秒的奋战，最终“亚运任务在线”系统第一版在2022年3月如期上线。
“亚运任务在线以总任务书一体化拆解、任务线上闭环管理、风险智能预警分析、组织过程资产沉淀为主要内容。”项目团队成员介绍道。
一方面，该系统对212个任务项再做进一步分解，将整个亚运的筹办工作任务量化、细化到最小颗粒度，分解成具体到责任人的任务包，把具体任务的要求、目标、节点、责任人、反馈等信息，都动态地、实时地显示出来，并形成总体工作的清晰概览，最终拆分出2.8万多个任务包，这在没有数字化手段之前是难以想象的。
另一方面，该系统实现了重大赛事筹办保障工作全链路的线上统筹和闭环管理。与传统管理中的层层传达不同，亚运任务在线把从顶层设计到具体环节的所有参与者全部贯通起来，做到全链路的线上统筹；形成了完善的“任务分解-执行-填报-审核反馈”闭环，实现管理可控、风险能控、流程在控，有效提升赛事筹办保障能力。
在组织过程资产沉淀方面，“这套系统承载着筹办过程中所有的过程资料、痕迹，在亚运结束后，将成为‘亚运遗产’，为城市重大赛事活动和复杂工作任务管理探索路径、积累经验。”项目团队成员介绍道。
“亚运遗产”，赋能更多场景
“亚运任务在线”系统自2022年3月正式上线以来，已在杭州、宁波、温州、湖州、绍兴、金华等6个办赛城市的亚运筹办工作中推广使用。系统内，总任务书最多细化至八级任务。期间组织推广培训12次，实现浙江全省亚运会筹办工作全覆盖，触达用户超4万人，日均活跃用户超1500个。
2023年以来，亚运筹办进入冲刺期，华东院进一步迭代升级亚运任务在线系统，全面梳理分解2023年亚运筹办重点任务，形成明确时间表、任务书、责任人，和可对照、可检查、可考核的目标责任体系，打造亚运任务在线2.0版，为打造亚运遗产和数字化改革标志性成果贡献智慧力量。
这套数字化管理系统不仅仅服务于亚运，它将用工程管理理念和数字化技术服务政务管理的思路，延伸运用到了更宽领域，为复杂、系统性项目的管理实践提供解决方案。现已衍生出了用于政府工作报告工作任务管控的“政在干”系统，用于数据局城市大脑2.0工作管理的“城市大脑2.0任务在线”系统，用于杭州妇联、交通局工作管理的“儿童友好城市任务在线”“交通治理在线”系统等，覆盖杭州市政务领域下的1.4万余项任务管理。相信在未来，随着系统的优化迭代，更多的使用场景和应用模式将会不断涌现，而其也将作为智能亚运的重要遗产，为重大赛事筹办、市政管理等不断赋能。
作为多座亚运场馆和多项亚运保障工程建设单位，华东院将继续发挥工程技术与信息化数字化核心能力，为杭州第19届亚运会、第4届亚残运会保驾护航！
亚运任务在线
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