今年4月以来，晋江气电积极着手档案管理系统电子信息化升级和改造工作，近日顺利完成，该公司档案管理工作焕然一新：
一是档案收集流程化、系统化。过去，都是由各部门兼职档案管理员将所有档案收集整理后定期移交到档案室，再进行处理——而现在，通过系统化的管理方式，兼职档案员根据业务权限，对本部门的档案及时在线收集移交，极大地提高档案流转和归整效率。
二是权限管控多维化。过去，只能走纸质的审批流程，审批流转慢，档案流转轨迹难以把控——而现在，信息系统在数据上对条目、原文分别授权管理，在人员上根据角色进行管控，使得不同角色人员对不同数据的查看管理都有明确的权限范围，有效保证了系统数据安全及人员利用数据可控范围传播，增强保密性。
三是数据授权方式多样化，多级防控。过去，必须来档案室查询打印——而现在，通过安全控件的方式进行管控，对相关功能（查看、下载、打印）分别授权以及控制授权时间，既进一步增强档案管理的严肃性，也方便了档案查询使用。
四是采取数据安全防护“动态水印”。过去，由于无法做到实时防护，对于档案被拍照泄密、下载后外端传播等诸多行为难以加强管控——而现在，结合互联网时代新型档案管理的要求，针对以上情况进行了“动态水印”的功能搭建，即查看、下载、打印档案过程中，将实时“水印”在文件底端显示利用者的工号、姓名、利用时间等信息，提醒利用者档案信息将携带用户信息，防止档案在无授权的情况下传播。
五是实体库房管理信息化。过去，由于老系统数据不稳定，档号经常会错乱造成库房档案一时查找不到的窘况——而现在，经过档案管理人员细心完成82100件、共计672752张等历史数据的核查工作，使搭建起的3D虚拟库房与实体库房完全一一对应，即实体档案凡借入借出时，都能通过系统实时了解现状、辅助管理。此次还一并对公司数码照片档案和荣誉档案进行了整理，并导入系统，方便新员工了解电厂原来和现在的全貌。
六是档案信息利用和OA系统一体化。过去，档案的利用都是独立使用，信息查询极不方便——而现在，档案系统和OA系统进行了一体化集成，通过OA系统能够直接登录到档案系统，无需多次输入用户名和密码。同时，在利用档案时，所有的申请和审批事项都能够在OA的待办事项中一一体现，无需OA系统和档案系统进行切换，真正做到系统集成一体化。
回顾整个项目的实施过程，凝聚着晋江气电档案及信息工作者的心血。考虑到现行集团、公司对安全保密工作从严要求的高度，结合以前档案系统使用过程中出现的问题，在系统设计初期就从严要求、高标准的角度出发，和系统供应商进行了多次方案设计的沟通和修改，特别是针对系统的集成化和系统的安全防扩散进行了多次的技术探讨。例如，结合现在电子拍照容易泄密，以及难追踪的实际情况，同时在对现行系统已有的功能进行了解的前提下，晋江气电的工作者提出了使用者在使用档案时需要证明该份信息只有使用者本人使用的要求。通过多次的技术探讨以及方案的修改，追踪确认以动态水印的方式，实时携带利用者信息的方式防止信息的泄密，最终达到预期的效果，使得项目圆满验收。（晋江气电 周建红 曾新杰）
